Klauzula informacyjna w sprawie przetwarzania danych osobowych osób składających skargi i reklamacje

I. Administrator Danych Osobowych

Spółka Małopolskie Dworce Autobusowe S.A. z siedzibą w Krakowie (ul. Mosiężnicza 3, 31-547 Kraków) jest Administratorem danych osobowych zgłaszających skargę lub reklamację.

Z administratorem danych można kontaktować się:

1) pod adresem korespondencyjnym: ul. Mosiężnicza 3, 31-547 Kraków

2) pod adresem poczty elektronicznej: iodo@mda.malopolska.pl

II. Cele, podstawy prawne oraz okres retencji przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe:

1) W celu przyjęcia, rozpatrzenia zgłoszenia, wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy, udzielenia odpowiedzi oraz podjęcia ewentualnych innych działań niezbędnych do załatwienia sprawy – na podstawie zgody wyrażonej przez zgłaszającego, przy czym przez wysłanie zgłoszenia do administratora zgłaszający wyraźnie potwierdza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w tym zgłoszeniu oraz innych informacji niezbędnych do rozpatrzenia tego zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO) – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy;
2) Jeżeli zgłoszenie zawiera dane osobowe szczególnych kategorii, w szczególności dane o stanie zdrowia, niezależnie od tego, czy są to dane zawarte w treści zgłoszenia, czy w załączonej do zgłoszenia dokumentacji, zgoda ta musi być udzielona wyraźnie, wprost przez osobę składającą skargę lub reklamację poprzez zamieszczenie na dokumencie zawierającym dane o stanie zdrowia (w tym o stopniu niepełnosprawności) odpowiedniego oświadczenia o treści:

,,Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii, zawartych w moim zgłoszeniu – skardze lub reklamacji, oraz danych niezbędnych do rozpatrzenia mojego zgłoszenia przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO)’’.

3) Wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w każdym czasie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem; cofnięcie zgody uniemożliwi dalsze rozpatrywanie skargi lub reklamacji przez administratora;

4) Dane zawarte w zgłoszeniu oraz przetwarzane w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i rozpatrzenia zgłoszenia mogą być dalej przetwarzane przez administratora w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych bezpośrednio lub pośrednio ze zgłoszeniem, czego podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f, a w przypadku danych szczególnych kategorii – art. 9 ust. 2 lit. f RODO- przez okres:
a) roku od udzielenia odpowiedzi- w sprawach standardowych, jeżeli zgłaszający nie wystąpi z dalszymi żądaniami lub skargami, przy czym w przypadku dokumentacji dotyczącej rozliczenia reklamacji okres ten wynika z ustawy o rachunkowości;
b) przedawnienia roszczeń, czyli co do zasady przez 3 lata od otrzymania zgłoszenia, wynikający z Kodeksu cywilnego, przy czym w przypadku toczących się postępowań – do czasu prawomocnego zakończenia się postępowania oraz do momentu upływu nowych okresów przedawnienia roszczeń – w sprawach skomplikowanych, niestandardowych lub jeżeli zgłaszający wystąpił z dalszymi roszczeniami, skargami lub wystąpił na dalszą ścieżkę postępowania przed organami państwowymi.

III. Ujawnienie danych osobowych

1. Administrator może ujawniać dane osobowe zgłaszających w przypadku podjęcia postępowania przez zgłaszającego lub przez administratora zgodnie z obowiązkiem lub uprawnieniami przysługującymi administratorowi, wynikającymi z przepisów prawa, zewnętrznym kancelariom prawnym współpracującym z administratorem, operatorom pocztowym, kurierom.

2. Dane osobowe zgłaszających mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia danych osobowych, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, a w szczególności w zakresie obsługi IT, obsługi administracyjnej, obsługi prawnej lub doradczej.

IV. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

• dostępu - uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);

• do otrzymania kopii danych - uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

• do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

• do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);

• do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych- na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
c) administrator nie potrzebuje już danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania- do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

• do sprzeciwu - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO)

2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

V. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

1. listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie www.uodo.gov.pl/p/kontakt;
3. telefonicznie: (22) 531 03 00.

VI. Inspektor ochrony danych

W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować się bezpośrednio z inspektorem ochrony danych administratora:

1. e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iodo@mda.malopolska.pl
2. na wyżej podany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor ochrony danych.

VIII. Akty prawne przywołane w klauzuli

1. RODO- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/49/WE (Dz. Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1).

2. Art. 74 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3. Art. 118 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.